La gestión administrativa es una de las principales herramientas que los negocios deben implementar, si desean colocarse como una opción viable, rentable y sólida dentro del enorme panorama comercial y empresarial.

En épocas actuales, ya no basta solo con ofrecer un producto a los clientes potenciales. Se debe contemplar el negocio desde una perspectiva amplia y enfocada a los resultados estratégicos, capaz de brindar una experiencia de compra que sea mucho más que satisfactoria. Para ello, sin embargo, cada uno de los eslabones de la empresa debe funcionar a la perfección.

En la actualidad la mayoría de los productos cumplen estándares de calidad muy similares, gracias a la difusión y globalización de la tecnología, y a la democratización de los medios de producción. Por tal motivo, el ser capaz de diferenciarse a través de un servicio de calidad, que acompañe al cliente de principio a fin – e incluso hasta después – es un diferenciador de vital importancia para las empresas.
Todo se engloba en esta perspectiva estratégica con la que deben operar los sectores administrativos de una empresa para ofrecer una adecuada gestión de clientes. Pero, ¿cómo hacerlo de la forma correcta? ¿Qué estrategias seguir?

Sigue leyendo porque, a continuación, despejamos todas tus dudas.

¿Qué es la gestión administrativa en el e-commerce?

Como un primer acercamiento podríamos mencionar la definición que recoge Economipedia sobre la gestión administrativa:

“La gestión administrativa es el conjunto de tareas y actividades coordinadas que ayudan a utilizar de manera óptima los recursos que posee una empresa. Todo esto con el fin de alcanzar los objetivos y obtener los mejores resultados”.

Aunque la definición sea muy técnica y se piense en todos los tipos de negocios que podríamos encontrar en el mercado, este es un buen primer acercamiento. Sin embargo, podemos utilizar esta misma en el ámbito online y adaptarla a las peculiaridades de los sitios de comercio electrónico.

En un primer punto, podríamos afirmar que la gestión ecommerce es el conjunto de técnicas y procedimientos online – financieros, humanos, materiales y tecnológicos- que, al ser utilizados de manera eficiente, permiten que la empresa pueda conseguir sus objetivos comerciales, administrativos y funcionales.

¿Cuáles son las funciones de un administrativo e-commerce?

Un experto de gestión administrativa debe tener una visión estratégica de negocio para cumplir las funciones del día a día.

Asimismo, debe alinearse con los objetivos y perspectivas de crecimiento de la empresa, utilizando herramientas tecnológicas que permitan controlar al equipo, desde casi cualquier punto.

En forma resumida, podemos clasificar a sus tareas en cinco grandes grupos:

• Planificación del negocio

El experto en gestión administrativa debe contar con una visión estratégica a partir de la cual pueda elaborar planes de desempeño según las capacidades de los departamentos que componen la empresa.

Existen plataformas muy interesantes que permiten asignar tareas específicas a los colaboradores y que todo esté directamente alojado en la nube.

• Organización del equipo de ecommerce

A partir de una mirada estratégica es capaz de dividir a los perfiles de los equipos y definir un lugar o departamento específico para cada miembro de la organización.

De igual manera, algunas soluciones de ecommerce cuentan con módulos específicos para cada tipo de colaborador. Así, pueden trabajar en sus tareas específicas, sin necesidad de desviarse.

• Dirección del equipo

En la gestión administrativa también se espera que el profesional sea capaz de tomar decisiones a nivel directivo, que impacten de manera favorable el desempeño de la organización. Como tiene una visión general, es capaz de dar indicaciones para corregir o mejorar las funciones de un equipo.

• La coordinación de los colaboradores

Como si se tratara de un director de orquesta, el administrador de e-commerce puede hacer que todos los esfuerzos de los diversos equipos se enfoquen en un sólo punto o bien, que trabajen creando sinergias. Algunas soluciones de software ofrecen el trabajo colaborativo, además de poder asignar tareas específicas.

• Controlar el uso de todos los recursos

Es necesario optimizar los recursos con los que cuenta la empresa para garantizar su rentabilidad y entender los puntos en los que se conecta cada uno de los miembros de los equipos de trabajo.

Asimismo, es deber del experto en gestión administrativa ver que los recursos se utilicen para los fines que se han dispuesto y que se lo haga de manera inteligente. Sistemas, tales como los de facturación CRM, permiten realizar monitoreos y cruces de información para evaluar la rentabilidad de la empresa.

Ventajas de una correcta gestión administrativa e-commerce

Hemos visto que la gestión administrativa e-commerce se apoya en las grandes herramientas que la tecnología le provee a las diversas empresas, para que cada área cumpla sus funciones. Ahora que conoces la importancia del proceso administrativo, enfocado en las ventas en línea, es hora de hablar sobre algunas de sus muchas ventajas

• Automatización de procesos

Una de las grandes ventajas de la gestión administrativa de e-commerce es la capacidad de automatizar tareas que, hechas de forma manual, implicarían mucho tiempo para los diversos equipos de la organización. Por ejemplo: alta de facturas, alta de productos nuevos en stock, actualización de precios de manera masiva, manejo de stock, creación de pautas.

• Trabajo remoto o en línea

Estamos en la era en la cual se descubrieron muchos de los beneficios del trabajo remoto. Sin más, la gestión administrativa online es uno de sus detonantes, ya que permite que los distintos miembros de la agrupación puedan trabajar desde diversos lugares del mundo, sin necesidad de converger en un espacio físico.

• Disminuye el “error humano”

Durante mucho tiempo el “error humano” fue inevitable. Sin embargo, gracias a las herramientas de gestión ecommerce y la posibilidad de automatizarlas, los sistemas son autoadministrables.

De igual manera, buena parte de las tareas se realizan desde un software que contribuye a mejorar la efectividad de los miembros del equipo y su interacción con los clientes o prospectos.

• Aumenta la productividad de tu equipo

Cuando se lleva a cabo una gestión de e-commerce responsable y solvente, se libera tiempo para que los equipos de ventas, diseño, marketing y atención a clientes puedan realizar el trabajo para el que fueron contratados: atraer, atender y satisfacer a los clientes.

¿Cómo gestionar el ecommerce?

El proceso para realizar la gestión administrativa de un e-commerce debe contemplar los siguientes pasos para funcionar de manera correcta y rentable.

• Análisis de mercado en línea

No se trata únicamente de seguir lo que dicta tu competencia. Es muy importante saber primero a qué te enfrentas.

De igual manera, conocer las mejores prácticas de otros rubros, te puede inspirar para luego, tomar medidas de gestión administrativa innovadoras en tu mercado.

• Plan de ventas de e-commerce

Es necesario crear este documento de manera realista, pero objetiva, a partir del cual puedas dirigir todos los esfuerzos de la empresa.

Si bien muchas empresas trabajan sin un plan de ventas por escrito, tener este documento tangible es una de las mejores prácticas para la mejora continua.

• Escoge el proveedor de tu e-commerce

En el mercado actual existen muchas opciones para poner tu negocio en línea y realizar la mayoría de las funciones de gestión administrativa.

Conoce a la mayoría para que puedas decidir cuál se adapta a tu presupuesto, necesidades y conocimiento sobre el desarrollo de estas plataformas.

• Administra y gestiona tus productos en línea

Poder controlar de manera fácil y constante los productos que ofreces, es de vital importancia para ahorrarte dolores de cabeza. Piensa en cómo se mostrarán en el sitio y en las estrategias de venta que utilizarás.

• Analiza las ventas y el comportamiento de los usuarios en tu e-commerce

Gracias a la red, puedes realizar numerosas tareas de monitoreo dentro de tu sitio para, luego, detectar tendencias de los usuarios y posibles compradores. Más aún, serás capaz de tomar decisiones que sirvan para optimizar la experiencia en la tienda en línea.

• No te olvides que “se aceptan devoluciones”

Es mejor tener un prospecto satisfecho, que uno insatisfecho. Encontrar la manera de gestionar las devoluciones te dará un buen plus respecto a la competencia.

Estrategias para optimizar la gestión administrativa e-commerce

Ahora bien, poner tus productos en línea y ofrecerlos al público no garantiza que tu empresa realice miles de transacciones el primer día (que más quisiéramos). Sin embargo, puedes utilizar algunas de estas estrategias de gestión administrativa para mejorar y capitalizar la experiencia dentro de tu e-commerce.

• Implementa un CRM

El CRM es una de las herramientas más poderosas para atender a los clientes. No sólo te permite crear chatbots capaces de vender mientras tu equipo de ventas duerme, puedes monitorear las interacciones, generar reportes y tener todo en tu propio dashboard para, luego, brindar excelentes soluciones de negocio.

• Cuenta con diversos medios de pago

Piensa en la seguridad y la practicidad de tus clientes a la hora ofrecer diversos métodos de pago. Implementar el uso de PayPal, CoDi, Mercado Pago, depósito bancario o transferencia, les garantizará a tus clientes la tranquilidad que necesitan cuando van a realizar una transacción.

• Ten una estrategia de marketing de contenidos

Un blog que ofrece información relevante, bien redactada y que responde a las inquietudes específicas de los prospectos, es un arma de ventas poderosa. Establece tus pautas, palabras clave y mensajes para poder llegar a una audiencia mucho mayor.

• Nutre la relación con tus prospectos

Enviar contenido de calidad cada cierto tiempo para “reactivar” o atraer nuevamente a tu audiencia es importante. Recuerda que es mucho más rentable un cliente recurrente, que conseguir un cliente nuevo.

• No olvides el poder del branding

Para diferenciarte de la competencia necesitas un nombre memorable, un logotipo llamativo y capaz de comunicar la esencia de tu ecommerce; sin olvidar, además, un dominio fácil de recordar para que te encuentren cuando te busquen.

Mejora e invierte en tu gestión e-commerce

Como puedes ver, la gestión online se trata de un proceso con muchas aristas que deberás tomar en cuenta para el establecimiento de tu empresa. Suena complejo, pero apoyándote en las herramientas correctas podrás obtener increíbles beneficios y superar tus expectativas de negocio.

Recuerda; llevando a cabo una correcta gestión administrativa en tu e-commerce, podrás evitar que los usuarios atraviesen por malas experiencias y que, por el contrario, reconozcan y valoren lo que ofreces, hasta el punto de fidelizarlos y convertirlos en clientes.

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